4 шага в решении деликатных вопросов с сотрудниками

Как обсуждать деликатные темы с сотрудниками?

Мы можем получить достойное образование или степень MBA, однако, будучи новым менеджером, мы сталкиваемся с проблемами, о которых никогда не говорили на занятиях. Например, несколько членов команды пожаловались на неприятный запах коллеги, и руководителю пришлось вмешаться.

Менеджеры скажут вам, что решение деликатных вопросов с сотрудниками - обычная обязанность, хотя обычно она не включается в описание должности. Другие потенциально трудные разговоры связаны с нарушениями дресс-кода, неопрятной внешностью, плохой речью, нечистоплотным рабочим местом или запахами еды, и это лишь часть из них.

Хотя избегание этой темы может быть более удобным для менеджера, это может подорвать общий моральный дух и потенциально привести к текучести кадров. Поэтому менеджерам важно научиться вести трудные разговоры с сотрудниками здоровыми способами, включая их эмоциональную составляющую. Ниже приведены рекомендации - четыре шага, которые помогут менеджерам подготовиться к такому разговору.

Шаг первый: подумайте не только о существующей проблеме.
Во-первых, менеджер должен подумать, может ли проблема быть симптомом более серьезной проблемы. Вопросы, которые следует задать, следующие:
·       Сотрудник стал чаще пропускать работу или опаздывать?
·       Снизилась ли эффективность?
·       Есть ли признаки плохого настроения?
·       Произошли ли в жизни сотрудника какие-либо значимые перемены?

Если ответ положительный на любой из вышеперечисленных вопросов, менеджер должен признать, что сотрудник может сталкиваться с проблемами, которые влияют на его эмоциональное состояние. В этом сценарии менеджер может сначала обсудить ситуацию с представителем отдела по работе с персоналом (HR), прежде чем обсуждать ее с сотрудником.

Шаг второй: подготовка к действиям.
Важно, чтобы менеджер точно продумал, что нужно сообщить сотруднику, и придерживался этих положений. Это должно включать в себя то, как поведение сотрудника влияет на других, желаемое поведение и последствия, если поведение не изменится.

Помня, что язык тела и тон голоса являются важной частью коммуникативного процесса, менеджер должен также подумать, как лучше всего выразить сочувствие и уважение во время встречи.

Если руководитель испытывает беспокойство, рекомендуется заранее потренироваться в разговоре с сотрудником отдела кадров или ментором. Некоторые работодатели предоставляют доступ к Программам поддержки менеджеров, где консультанты могут направлять менеджеров в трудных ситуациях. Если этот ресурс доступен в вашей компании, он может быть очень полезным.

Шаг третий: встреча с сотрудником.
Деликатные разговоры с сотрудниками всегда должны происходить в приватной обстановке, хотя в некоторых ситуациях допустимо привлечение представителя отдела кадров или дополнительного менеджера.

Лучше всего быть открытым и прямым в коммуникации, сосредоточив внимание на ключевых моментах, разработанных на втором этапе. Сотруднику должна быть предоставлена возможность делиться своим мнением и предлагать возможные решения проблемы. После того как менеджер выслушает мнение сотрудника, можно обсудить следующие шаги. Это может включать предоставление ресурсов, чтобы помочь сотруднику внести желаемые изменения. К концу разговора у сотрудника должно быть четкое понимание:

·       Какое поведение необходимо изменить и почему
·       Новое поведение, которое от него ожидается
·       Доступные ресурсы (если таковые имеются), чтобы помочь сотруднику прогрессировать по этому вопросу 
·       Время, необходимое для изменений
·       Последствия невыполнения ожиданий
·       Дата и время для следующей встречи
Рекомендуется, чтобы менеджеры документировали эти разговоры, даже если этого не требуют их отдел персонала.

Шаг четвертый: повторная встреча.
Во время следующей встречи менеджер должен отметить, в какой степени сотрудник прогрессирует по намеченному вопросу. Если сотрудник успешно освоил новое поведение, важно признать это достижение и выразить признательность. С другой стороны, если изменения происходят от случая к случаю или отсутствуют, требуется вернуться к тому, что было обсуждено на 1 встрече. 

Понятно, что руководители могут неохотно обсуждать сложные темы со своими сотрудниками. Это может быть неудобно как для руководителя, так и для сотрудника. Однако умелое и деликатное решение ситуации не только приносит пользу отделу, но и отвечает интересам сотрудников.

О программе поддержки сотрудников вы можете прочитать в разделе EAP (Программа поддержки сотрудников).

Оригинал статьи можно прочитать по ссылке:
https://www.workplaceoptions.com/blog/four-steps-for-addressing-sensitive-topics-with-employees/